来年に向けて（ノート編）

今年も残すところわずかになりました。今年のノートの使い方を振り返ってみました。

普段の仕事のやり方

（１）とりあえず書く
打ち合わせ、電話やメールのやりとり、面倒を見てるシステムの具合とか、どんな事でもとりあえず書く。自分の解釈を挟まず、発言そのものや数字など事実をそのまま記録する。基本的には横罫のノートで、３行おきに２行使って書く。どんな事でも全部書く必要があるので、かなり汚い字になりますが、大きい字だとなんとか後から読めます。黒字。

（２）自分の解釈を追記
とりあえず書いたものを読み返して、空いている１行も使いながら、自分の解釈や感想などを追記する。ポイントとなるようなところは下線（一本線、二重線、波線）を引いたり、四角や丸で囲んだり。赤字や青字。

（３）ToDoを抽出
解釈しつつ、あるいは後から、自分のタスクとなるようなものを抽出する。ToDoとなるのは、自分がやるべき事すべてなので、自分では成果物を作らないような他の人へのフォローも対象にする。区別する為に記号をつける。たとえば、田中さんなら「丸に田」。自分が手を動かすなら「◎」とか。

（４）記録しておきたい事をファイリング
ノートはどんどん進んでいくので、大事というか引き続き手元においておきたい内容は、ファイリングする。

使ってたツール

今までは（１）〜（４）を全部コクヨのSlimB5でやっていました。「ノートは１冊にまとめなさい」ではないですが、相手にするのを１冊にすることで、一元化できるメリットを一番に考えた結果です。打ち合わせでもノートパソコンが机の上にある事が多く、なるべく省スペースで使いやすいものをいろいろ試しましたが、SlimB5にしてからは、これしかないという感じです。

課題

上記のようにやってきたのですが、どうもうまくいかないところが出てきました。

• ToDoが埋もれていく・・・毎日どんどんノートのページが進んでいくので、ToDoを書いておいても埋もれていきます。チェックボックスを色付きで書いたり、週に一度ぐらい見返して未完了分を最新のページに転記をしたりしたのですが、効果はイマイチでした。
• ファイリングがうまくいかない・・・たいていの場合は、重要と思うページを、切り取って（裏も大事ならコピーして）新しいノートに貼っていましたが、だんだん繰り越しページが増えてきて、新しいノートを使い始める時点で結構なページが使用済みという状態に。

対策

こんな課題を解決するのに、来年に向けていくつか考えてみました。

• （１）（２）と（３）（４）とかに分けてみよう、ということで、コクヨのシステミックを購入。確かに２冊に分ける事で、わかりやすくなったのですが、書く時はシステミックを開いておく必要があり、B5サイズだったのですが、意外と場所をとりました。SlimB5にしているメリットも．．．（もっと早く気づけよ）
• 前述の通り、会社でいる間はほぼPCが目の前にありますので、ファイリングをデジタル化してみようと考えました。今はやりですね。ところが、会社には自由に使えるスキャナがなく、家で取り込んだものを会社のPCに移すのが難しい（セキュリティとかで、最近は住みにくくなりました）ということで、挫折。
• ファイリング対象の分類ができてないから、常時持ち歩く必要がないものも混ざってるはず、ということで、分類をちゃんと出来そうな（やる気になるようなかっこいい）ファイリングツールをイーオフィスさんで購入。（ライツ カラークリップファイル、ペンダフレックス　デスクフリーラベルクリップ、Ordo Classico Ruledとか。）

悩んでいる間に、ToDoの管理がイマイチなのはスケジュール管理にもリンクする話ちゃうか！と気付き（もっと早く．．）、手帳も含めて考えてみる事に。
ということで、手帳編に続く。（はず）