来年に向けて（手帳編）

今年も残すところわずかになりました。今度は、来年に向けて手帳の使い方を思案してみます。
前のノート編でも、少し書いたのですが、今までスケジュール管理とToDo（タスク）管理がリンクしていませんでした。

どういう事かというと、スケジュールは打ち合わせのみを対象にしていて、その空いた時間にToDoの中から何となく「やろか」と思ったものをタスク化して、こなしていくという感じです。「何となく」なので、緊急度とか難易度（使う時間）はざっくりしたイメージで、自分の不得意なモノは先にのばしたり、そういう事になっていました。
つまり「どのToDoをいつ頃に片付けるか」という管理が全く出来てませんでした。

なんでできないか

ウチの会社では社内で共用している「スケジューラーアプリ」があり、誰かと打ち合わせをしたい時は、その人のおさえたい時間に線を引くと、その人にメールが行くという仕組みになっています。ただし、いろいろ立て込んできて、自分の作業を優先したい＝打ち合わせを入れて欲しくない時は「ワーク」などと線を引いておくというような、暗黙ルールもあります。
この仕組みは、それなりにうまく運用されていて、アプリが携帯からも使えることもあり、私もこのスケジュール管理ができていると思っていました。でも違いました。よくよく考えると、できていたのは打ち合わせ予定の管理だけなわけです。

これまで「ワーク」と登録していたところに、より細かい内容でタスクを登録する事で、ToDo（タスク）管理ができると思い、試した時期もありました（今もしている人もいるようです）が、うまくいきませんでした。
やるべき事をなんとなく空いている場所にはめていくので、後から優先度が高いものが発生した場合などは、登録を変更していく事になりますが、その作業が面倒、というか現実的にこなせないぐらい発生して、頓挫しました。

打ち合わせはアプリで、自分の作業は行き当たりばったりで。結果的に手帳の記述は真っ白、という事になって、文房具好きでいろんな手帳に憧れる割には、さっぱりな状況でした。

解決しようと考えたやり方

（１）今まで「何となく」こなしていた「どのToDoをいつ頃に片付けるか」というところを、きちんとする。
「期限」と「作業時間見積」と「重要度（優先度ではない）」と共に、ToDoの一覧は別途管理しておく。毎日（無理なら数日ごと、１週間ごと）の予定を立てる時にToDoから選んでタスク化するようにする。この時、なるべく論理的に選ぶようにする。（とはいえ人間なので、ある程度は気分も考慮する。）

（２）ウチの会社（とういか少なくとも私の周り）の特徴？である、急な打ち合わせや作業が発生する事が多いことに対応する。
上記で選択したToDoがタスクとなった後でも、割り込みがあることは受け入れなければなりません。ということでタスクの時間をずらしたり、ということが簡単にできるように、スケジューラーアプリへの登録は「ワーク」にとどめ、アプリとは別に打ち合わせ以外の自分の作業も含めた「本当のスケジュール管理」を行う。

そのためのツール

タスクの組み替えを前提とした管理ツールとして、１０min.（テンミニッツ）を買いました。前から名前ぐらいは知っていたのですが、自分の状況を整理してみると、まさに私に必要なもののような気がしました。
ただ、文房具好きの血を満足させるため、かっこいい手帳は使いたい。ということでクオバディスのエグゼクティブノートとモレスキンのマンスリーをゲットしました。
前述の通り、私の予定のうち「忘れちゃいけない」「ずらせるか自分だけでで決めれない」ヒトサマと関連のあるものは例のアプリで管理できていて、かつ自分のタスクは変更が多いので、紙の手帳はスケジュール管理のメインにはなりません。つまりマンスリーで十分です。その分、モレスキンのマンスリーは最後の方にまとまったノートページがあるので、ここをToDo一覧にします。大きさはメインノートのコクヨのSlimB5とのバランスも考えてラージです。
エグゼクティブノートの方は、事後の記録用です。私の周りでは複数のプロジェクトが平行して進んでいることが多く、それぞれの収支を管理するために、何のプロジェクトで「いつ」「どれだけ」工数（時間）を使ったかを、管理者でなくても各自で記録する必要があります。これを例のアプリでやっているヒトもいますが、個人的な振返り（復習）などと合わせて、日記代わりにエグゼクティブノートに書く事にしました。

社会人になって１０年以上立ちますが、こういう思案は初めてやりましたが、文房具好きも相まって、なかなかよかったと思います。（もっと早く．．）まずは、ノート編と合わせて、これで来年を迎えたいと思っています。ノート編で宿題になったままのファイリングについては走りながら考えるという事で。(^^)